Gérer les arrivées et départs dans une société de services multi-agences

Le problème : une IT centralisée, des agences dispersées

Une société de nettoyage ou de sécurité avec 15 agences régionales a souvent une RH centrale et une IT sur un seul site. Quand un responsable d'agence recrute un agent, il prévient la RH par mail ou par téléphone. Si l'agent a besoin d'un accès au logiciel de pointage ou à la messagerie interne, la demande arrive à l'IT par un circuit informel.

Résultat : l'agent arrive sans le matériel ou sans les accès, le responsable d'agence relance par téléphone, l'IT improvise. Multiplié par 20 recrutements par semaine sur 15 agences, c'est un désordre permanent qui a un coût réel sur la productivité des équipes RH et IT.

Un formulaire guidé pour chaque type de poste

Jonio adapte la checklist au profil du poste. Un agent terrain sans accès informatique a une checklist orientée matériel et documents : badge, tenue, contrat, règlement intérieur, remise des équipements de protection. Un superviseur avec accès M365 déclenche en plus la création de compte, la configuration de la messagerie et les droits applicatifs correspondants.

Le responsable d'agence remplit un formulaire en 5 minutes. La RH valide. La checklist correspondante s'active automatiquement pour les interlocuteurs concernés, avec les dates limites calculées sur la date d'arrivée.

Départs : les mêmes circuits, dans l'autre sens

L'offboarding dans les services multi-agences est souvent bâclé : l'agent restitue sa tenue en main propre, le responsable d'agence signale le départ par SMS, l'IT apprend la nouvelle deux semaines après. Jonio déclenche la checklist de départ dès la validation RH. Récupération du matériel, désactivation badge, coupure des accès informatiques à la date de sortie, mise à jour du SIRH.

Pour les structures qui font des audits de conformité ou qui ont des obligations de traçabilité sur les accès, chaque étape est horodatée et exportable.

Visibilité sur le flux de l'ensemble des agences

Le tableau de bord RH et IT agrège toutes les demandes en cours sur toutes les agences. Pas besoin de croiser des fichiers Excel par agence. L'IT voit les tâches à traiter cette semaine, triées par date d'arrivée. La RH suit les validations en attente. Si une étape est en retard, l'alerte remonte avant le jour J.

Questions fréquentes

Quels secteurs de services sont concernés par ce type d'onboarding ?

Propreté, sécurité privée, gardiennage, services aux entreprises, maintenance multitechnique : partout où les équipes sont décentralisées, le turn-over élevé et les recrutements permanents. Dans ces secteurs, une agence régionale peut traiter 10 à 20 arrivées par mois avec une IT centralisée qui ne reçoit pas toujours les informations à temps.

Comment Jonio gère-t-il les différences d'organisation entre agences ?

Chaque agence peut avoir son propre flux de validation dans Jonio. Un responsable d'agence soumet la demande, la RH régionale ou centrale valide, l'IT configure les accès selon le profil de poste. Les règles de délégation sont configurées une fois, appliquées sur toutes les agences.

Est-ce que Jonio peut gérer des employés sans compte informatique (agents terrain) ?

Oui. Pour les postes sans accès informatique, Jonio gère les étapes RH et matériel : badge, tenue, équipements, signature du contrat, remise du règlement intérieur. La checklist s'adapte au profil de poste : un agent de sécurité n'a pas les mêmes étapes d'onboarding qu'un superviseur avec accès M365.

Comment Jonio fonctionne-t-il pour l'offboarding dans les services multi-agences ?

L'offboarding suit la même logique : une demande structurée déclenche la checklist de départ. Récupération de la tenue et du matériel, badge désactivé, compte M365 coupé à la date de sortie si applicable. L'IT ne dépend plus d'un appel téléphonique pour être prévenu.

Combien de temps pour déployer Jonio sur plusieurs agences ?

La configuration initiale couvre toutes les agences du périmètre. Le forfait de déploiement (1 890 euros HT) inclut la mise en place des workflows, les profils de poste et la connexion M365. Une fois configuré, ajouter une nouvelle agence est une opération rapide.