Onboarding et offboarding : un seul workflow pour RH, managers et IT

Orchestrer les arrivées et départs de bout en bout

L'accueil d'un nouveau salarié commence souvent trop tôt pour le SIRH et trop tard pour l'IT. Le manager connaît le site, le poste, la date. La RH doit valider. L'IT a besoin d'informations complètes, pas d'un prénom dans un mail. Les services internes (matériel, badge) apprennent trop tard, ou jamais.

Jonio transforme ce mouvement en workflow suivi jusqu'à la clôture. Même logique au départ : la date de sortie lance les tâches, la checklist indique ce qui doit être récupéré ou coupé. Ce n'est plus la mémoire d'une personne qui tient le processus.

Un workflow partagé, pas deux fils de mails

Votre SIRH garde les données RH. Votre ITSM peut garder les tickets techniques. Ce qui manque, c'est la couche d'orchestration : qui valide, qui agit, dans quel ordre. Dans Jonio, le manager saisit une fois, la RH valide, l'IT et les services voient ce qu'ils doivent préparer et pourquoi.

Quand le SIRH est Lucca, Personio ou Talentsoft, la connexion se met en place pendant le déploiement. Objectif : éviter la double saisie. Les mêmes informations alimentent le dossier et les tâches, avec un historique lisible en cas de contrôle.

Une orchestration qui ne repose plus sur un mail oublié

La coordination casse rarement sur une grande décision. Elle casse sur une info manquante : date modifiée, site mal renseigné, droit M365 oublié, badge demandé trop tard. Tout le monde a fait sa part. Personne n'a vu l'ensemble. Personne ne sait si c'est terminé.

Jonio rend chaque étape explicite. Une validation RH ouvre les tâches IT. Une demande matériel part au bon service. Une date de départ prépare la coupure des accès. Chaque équipe reçoit ce qu'elle doit traiter. La fiche garde la vue complète jusqu'à la clôture.

Demande d'embauche interne : le manager saisit, RH et IT exécutent

Un formulaire demande d'embauche bien pensé répond à des questions simples : qui recrute, pour quel site, à quelle date, avec quels accès, quel matériel, quelle validation. Trop souvent, la demande d'embauche interne arrive sous forme de mail libre ou de formulaire incomplet. Jonio impose le bon niveau de détail dès la saisie.

1. Manager: saisie guidée du poste, du site, de la date d'effet et du besoin opérationnel.
2. RH : validation du dossier, pièces à suivre, synchronisation SIRH lorsque le connecteur est déployé.
3. IT : checklist matériel, badge, licences, groupes et comptes M365 ou Entra selon vos règles. Chaque étape reste sur la fiche.

Le modèle de demande d'embauche n'est donc pas un document à télécharger. C'est le point de départ du dossier vivant, celui que les services utilisent jusqu'au jour J.

Nouveau collaborateur prêt le jour J : accès, matériel, badge

Le pire moment pour découvrir une erreur, c'est l'accueil du salarié. Le collaborateur est là. Le manager attend. L'IT cherche le niveau de licence. La logistique ne sait pas si un badge a été demandé. Une procédure d'accueil du nouveau salarié doit empêcher ce genre de scène, pas seulement la documenter après coup.

Avec le connecteur Microsoft 365 / Entra ID, le compte peut être créé automatiquement avant le jour J. Détails provisioning : automatiser les comptes M365. Badge, matériel et licences suivent la même fiche, assignés au bon service au bon moment. Sans connecteur, l'équipe IT garde une tâche claire à traiter dans Jonio, avec les informations nécessaires.

Offboarding sécurisé : comptes désactivés, preuve pour l'audit

Un départ mal transmis laisse des comptes anciens salariés actifs, des licences à nettoyer et parfois un doute en audit : qui a coupé quoi, quand, sur quelle base ? Jonio planifie le processus offboarding dès que la date de sortie est connue. L'IT reçoit la checklist offboarding, la logistique voit la restitution matériel, la RH garde le suivi du dossier.

Chaque validation et chaque action est enregistrée avec la date et l'acteur. En cas d'audit accès collaborateur, d'audit RGPD ou d'investigation interne, vous ne repartez pas dans les mails. Pour le détail des scénarios de coupure, voir offboarding automatique salarié.

Multi-sites : un processus identique sur tous vos sites

Le multi-sites ajoute une couche de bruit. Une agence n'a pas les mêmes badges qu'un siège. Une concession n'a pas le même matériel qu'un entrepôt. Un manager terrain ne connaît pas toujours les règles IT. Jonio garde un processus commun, tout en laissant le site préciser ce qui change vraiment.

Jonio s'adapte aux réalités terrain : retail multi-sites, concessions automobile ou logistique et transport. Même processus, même traçabilité, quel que soit le site. Consultez les tarifs Jonio pour comprendre le modèle, puis valider le périmètre en démo.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre un portail onboarding RH/IT et un SIRH classique ?

Un SIRH gère les données RH. Il ne suffit pas toujours à prévenir l'IT avec les bonnes informations, au bon moment. Jonio ajoute la fiche opérationnelle entre manager, RH et IT : demande, validations, matériel, comptes M365 ou Entra, puis offboarding.

Un module onboarding dans mon SIRH ne suffit-il pas ?

Il peut très bien couvrir le parcours RH : documents, tâches administratives, messages d'accueil. Jonio s'occupe de l'autre moitié du sujet : qui valide la demande, qui prépare le PC, qui crée les accès, qui coupe les comptes au départ.

Comment Jonio gère-t-il les arrivées sur plusieurs sites en même temps ?

Chaque demande indique le site, la date d'effet, le manager et les accès attendus. La RH garde la vue globale. L'IT voit ce qui doit être préparé par dossier. Les sites ne travaillent plus avec des versions différentes du même mail.

Et pour les départs : à quel moment les comptes sont-ils désactivés ?

À partir de la date de sortie renseignée dans la fiche. L'IT reçoit la checklist d'offboarding avec les comptes, licences et matériels à traiter. Quand l'intégration Entra ou Active Directory est déployée, la désactivation peut être automatisée selon vos règles.

Jonio se connecte à quel SIRH ?

Lucca, Personio et Talentsoft via API. D'autres SIRH sont intégrables via l'API générique. La connexion est mise en place lors du déploiement accompagné, pas en self-serve.

Proposez-vous une onboarding offboarding checklist prête à l'emploi ?

Oui. La fiche sert de checklist d'arrivée et de checklist offboarding : matériel, badge, accès M365, restitution, comptes à couper. Elle est adaptée pendant le déploiement pour refléter vos sites et vos règles IT.

Combien de temps prend le déploiement ?

Le forfait 1 890 € HT couvre les workflows, la formation et le paramétrage initial. Les connexions M365, Entra ou SIRH font l'objet d'un devis séparé après audit de votre SI. Le calendrier dépend ensuite du périmètre et des connecteurs à mettre en place.